Wat is KYC?
Know Your Customer (KYC) is het proces waarmee een financiële onderneming vaststelt met wie zij zaken doet. In Nederland heet dat cliëntenonderzoek en het is geregeld in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Beheerders van beleggingsinstellingen vallen onder de Wwft en staan daarbij onder toezicht van de AFM. Het doel is voorkomen dat uw fonds wordt gebruikt voor witwassen of terrorismefinanciering.
Wat houdt cliëntenonderzoek in?
Voor elke belegger of relatie moet u in ieder geval:
- de identiteit vaststellen en verifiëren, bijvoorbeeld met een geldig identiteitsbewijs of een uittreksel uit het handelsregister;
- de uiteindelijk belanghebbende (UBO) vaststellen bij rechtspersonen, en redelijke maatregelen nemen om diens identiteit te verifiëren;
- het doel en de beoogde aard van de relatie vastleggen;
- de herkomst van middelen beoordelen waar het risico daarom vraagt;
- de relatie doorlopend monitoren en het dossier actueel houden.
Daarnaast controleert u of de relatie of de UBO een politiek prominent persoon (PEP) is en of hij voorkomt op een sanctielijst. Over dat laatste leest u meer in ons artikel over de VN-sanctielijst.
Risicogebaseerd werken
De Wwft vraagt niet bij iedereen hetzelfde. U past de diepgang van het onderzoek aan op het risico. Een particuliere belegger uit Nederland met een kleine inleg vraagt minder dan een buitenlandse holding met een complexe eigendomsstructuur. In de praktijk werkt dat zo:
- u kent elke relatie een risicoclassificatie toe, bijvoorbeeld laag, midden of hoog;
- bij een hoog risico doet u verscherpt cliëntenonderzoek, met extra vragen en documenten;
- u legt vast waarom een relatie in een bepaalde categorie valt.
Periodieke herbeoordeling: het onderdeel dat het vaakst blijft liggen
Cliëntenonderzoek stopt niet na de onboarding. Paspoorten verlopen, eigendomsstructuren veranderen en een relatie kan in een andere risicocategorie terechtkomen. Toezichthouders zien vaak dat dossiers bij de start op orde zijn, maar daarna niet meer worden bijgewerkt. Een vaste cyclus helpt: relaties met een hoog risico bijvoorbeeld jaarlijks, met een laag risico eens in de paar jaar, en altijd bij een signaal dat er iets is veranderd.
Wat een goed KYC-dossier bevat
- kopieën van de identiteits- en registratiedocumenten, met de datum van verificatie;
- de UBO-gegevens en hoe die zijn vastgesteld;
- de risicoclassificatie met onderbouwing;
- de uitkomst van PEP- en sanctiescreening;
- de datum van de laatste en de volgende herbeoordeling;
- een logboek van wie wat heeft gecontroleerd en goedgekeurd.
KYC in ClientMaster
In ClientMaster staat het KYC-dossier bij de relatie zelf, naast de participaties en documenten. U legt de risicoclassificatie vast, plant de periodieke herbeoordeling en ziet in één overzicht welke dossiers aandacht nodig hebben. Elke wijziging komt in de audit trail, zodat u bij een controle kunt laten zien wie wat wanneer heeft gedaan. Combineer de module KYC met sanctiescreening en documentbeheer voor een compleet cliëntenonderzoek, of bekijk de oplossing voor kleine AIFM's.
Dit artikel is algemene informatie en geen juridisch advies. De exacte eisen hangen af van uw situatie en de actuele leidraden van de AFM.
Cliëntenonderzoek stopt niet na de onboarding.